TIMIKA | Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah memberikan sosialisasi terkait Jadwal Retensi Arsip (JRA) bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan perangkat distrik se-Kabupaten Mimika.
Kegiatan digelar di salah satu gedung serba guna hotel di Jalan Yos Sudarso Mimika, Kamis (3/8/2023).
Assisten III Sekretariar Daerah Kabupaten Mimika Hendriette Tandiono menegaskan arsip sangat penting bagi OPD. Sebuah dokumen selesai digunakan harus tetap disimpan sebagai arsip.
“Bukan dokumen selesai terus buang, simpan sembarang, kemarin Pak Sekretaris Daerah sudah marah-marah, karena ketika ia meminta arsip tetapi tidak ada,” ujarnya.
Kata Hendriette usai mengikuti kegiatan kearsipan ini, semua OPD jika pimpinan meminta arsip, sudah harus tersedia dan disampaikan tanpa harus mencari.
“Retensi arsip menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip,” jelasnya.
Hendriette menekankan kegiatan sosialisasi jadwal retensi arsip bertujuan untuk menyelamatkan pengelolaan kearsipan agar terciptanya tertib arsip, dan setiap pemerintah daerah harus memiliki jadwal retensi arsip seperti dijelaskan dalam undang-undang nomor 43 tahun 2009 yang mengatur tentang kearsipan dan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012, telah mengatur dan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD dan perguruan tinggi negeri untuk mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
Sementara itu, narasumber kegiatan Arsiparis Ahli Madya Abdul Rachman dari Arsip Nasional Republik Indonesia mengatakan fungsi JRA adalah untuk penyusutan arsip sebab tidak mungkin dalam sebuah OPD, arsip dibiarkan menumpuk dan tidak tertata.
“Nah itulah diperlukan JRA untuk memisahkan mana yang non arsip untuk dimusnakah,” ucapnya.
Dalam proses pemusnahan arsip menurut Abdul ada prosedur yang perlu dilakukan, salah satunya persetujuan Bupati dan disaksikan oleh unsur bagian hukum dan pengawasan yakni inspektorat.
“Di situ (pemusnahan) ada berita acara juga ditanda tangan baru bisa dimusnahkan, kemudian dokumen yang dimusnahkan itu bukan yang terkait permasalahan hukum, itu tidak dianjurkan,” paparnya.
Sementara untuk arsip dengan status permanen atau penting dan bernilai sejarah akan diserahkan oleh Pimpinan OPD ke lembaga kearsipan.
Artikel ini telah tayang di seputarpapua.com
LINK SUMBER : Pentingnya JRA , Pemusnahan Arsip Harus Persetujuan Bupati
